Los servicios del Archivo

Funciones del Archivo :

• La supervisión de la gestión de documentos de la Diputación a lo largo de todas las etapas del ciclo de vida de los documentos.
• La administración del archivo electrónico de la Diputación y la supervisión del sistema de gestión de documentos electrónicos.
• La elaboración y aplicación de los instrumentos de descripción archivísticos necesarios para la gestión de documentos que aseguren el control, el acceso y la recuperación rápida y eficiente de la información.
• La formación y asesoramiento al personal de la Diputación en materia de archivos y gestión de documentos.
• La coordinación y elaboración de normas para la organización de los archivos de oficina.
• La regulación del procedimiento de transferencia de documentos al Archivo.
• El tratamiento archivístico de los documentos, que incluye las tareas de identificación, clasificación, descripción, ordenación, instalación y valoración.
• La eliminación de documentos axustáse a procedimientos reglados y a los dictámenes del Consejo de Evaluación Documental de Galicia.
• El acceso y servicio de documentos e información a los diferentes servicios que forman parte de la Diputación y a la ciudadanía, de acuerdo con la legislación en la materia, respetando el derecho a la protección de datos de carácter personal, a la intimidad, así como otros derechos protegidos por ley.
• La regulación de las condiciones de consulta y me lo presta de documentos, y a puesta a disposición de los usuarios los instrumentos de descripción (inventarios, catálogos, guías o repertorio) necesarios para facilitar el acceso a la documentación.
• La protección y conservación del patrimonio documental de la organización.
• La difusión del patrimonio documental de la organización para fines culturales, científicos y educativos.
• La asistencia técnica a municipios en materia de archivos y gestión de documentos.
• La gestión del equipamiento e instalaciones del archivo. Formular los criterios sobre la correcta localización física de los documentos, estableciendo las condiciones que han de reunirlos locales de depósito y el mobiliario necesario para la instalación y la seguridad de los documentos.